Firma

Zespół i role

Każda osoba w firmie loguje się własnym kontem i ma przypisaną rolę, która decyduje, co może zrobić. Dzięki temu historia zmian pokazuje, kto co zrobił. Zespołem zarządzają właściciel i administratorzy.

Stronę otwierasz pozycją Zespół w menu po lewej stronie albo z listy firm pod logo (Zespół i zaproszenia). Strona ma trzy części: Członkowie, Zaproszenia oczekujące (widoczne dla właściciela i administratorów) oraz tabelę Co może każda rola.

Role

• Właściciel — wszystko, co administrator, a do tego przekazanie własności i usunięcie konta firmy. Firma ma zawsze dokładnie jednego właściciela; na początku jest nim osoba, która zarejestrowała firmę.
• Administrator — wszystko, co redaktor, a do tego zaprasza osoby, zmienia role, zarządza ustawieniami firmy i pobiera eksport danych.
• Redaktor — tworzy, sprawdza i generuje świadectwa oraz szablony, wgrywa opieczętowane pliki.
• Obserwator — tylko przegląda świadectwa, szablony i historię, np. audytor albo kierownik. Może też komentować świadectwa (zobacz Komentarze, wersje, przypisania).

Rola dotyczy jednej firmy. Jeśli należysz do kilku firm, w każdej możesz mieć inną rolę — bieżącą widzisz pod nazwą firmy w lewym górnym rogu.

Właściciel i administratorzy muszą mieć włączoną weryfikację dwuetapową.

Lista członków

Tabela Członkowie pokazuje każdą osobę z zespołu: imię i nazwisko, e-mail, rolę, to, czy ma włączoną weryfikację dwuetapową, oraz datę ostatniego logowania. Twój wiersz jest oznaczony dopiskiem „(Ty)”.

Jeśli ktoś w zespole nie ma weryfikacji dwuetapowej, nad listą pojawi się ostrzeżenie z liczbą takich osób. Właściciel i administrator mogą wtedy wymagać jej od wszystkich.

Zaproszenia

Jak zaprosić osobę do zespołu

1. Na stronie Zespół kliknij Zaproś osobę.
2. Wpisz E-mail służbowy zapraszanej osoby.
3. W części Rola wybierz Redaktor, Administrator albo Obserwator. Pod każdą rolą widać krótki opis.
4. Kliknij Wyślij zaproszenie.

Osoba dostanie wiadomość „Zaproszenie do zespołu … w eCoC Pro” z przyciskiem Dołącz do zespołu. Zaproszenie pojawi się w tabeli Zaproszenia oczekujące z rolą, nazwiskiem zapraszającego i datą wygaśnięcia.

• Link w zaproszeniu jest ważny 7 dni i działa tylko raz.
• Zaproszenie działa tylko dla adresu, na który je wysłano. Osoba musi przyjąć je kontem z tym adresem.
• Roli Właściciel nie da się nadać zaproszeniem — tylko przez przekazanie własności.
• Nie zaprosisz osoby, która już jest w zespole.
• Jeśli zaprosisz ten sam adres ponownie, poprzednie zaproszenie przestaje działać.

Jak wysłać zaproszenie ponownie albo je cofnąć

W tabeli Zaproszenia oczekujące, w wierszu zaproszenia:

• Wyślij ponownie — wysyła nowy link, ważny kolejne 7 dni. Poprzedni link przestaje działać. Użyj tego, gdy zaproszenie wygasło albo wiadomość zginęła.
• Cofnij — unieważnia zaproszenie. Osoba, która kliknie link, zobaczy informację, że zaproszenie wygasło albo zostało cofnięte.

Przyjęcie zaproszenia

Kliknij Dołącz do zespołu w wiadomości z zaproszeniem. Zobaczysz stronę Dołącz do zespołu … z nazwą firmy, rolą i datą ważności zaproszenia. Dalszy przebieg zależy od tego, czy masz już konto w eCoC Pro.

Nie masz konta

1. Adres e-mail jest już wpisany — to adres z zaproszenia, nie da się go zmienić.
2. Wpisz Imię i nazwisko i Hasło (zobacz zasady hasła).
3. Zaznacz akceptację regulaminu i polityki prywatności.
4. Kliknij Dołącz do zespołu.

Konto powstaje od razu, a adres e-mail jest uznany za potwierdzony — kliknięcie linku z zaproszenia to potwierdziło. Panel zaloguje Cię i otworzy firmę, do której dołączyłeś.

Masz już konto

• Nie jesteś zalogowany: kliknij Zaloguj się i zaloguj się kontem z adresem z zaproszenia. Po zalogowaniu panel wróci do zaproszenia — kliknij Dołącz do zespołu.
• Jesteś zalogowany tym kontem: kliknij Dołącz do zespołu.
• Jesteś zalogowany innym kontem: zobaczysz ostrzeżenie, że zaproszenie jest dla innego adresu. Kliknij Wyloguj się i otwórz link z wiadomości jeszcze raz.

Po dołączeniu panel przełączy Cię na nową firmę. Firmy zmieniasz potem w lewym górnym rogu — zobacz Jak przełączyć firmę.

Jeśli zostałeś zaproszony jako Administrator albo firma wymaga weryfikacji dwuetapowej od wszystkich, a nie masz jej jeszcze włączonej, panel poprosi Cię o jej włączenie.

Jak zmienić rolę osoby

1. Na stronie Zespół, w wierszu osoby, wybierz nową rolę z listy w kolumnie Rola.
2. Kliknij Zapisz obok listy.

Role zmieniają właściciel i administratorzy. Do wyboru są Redaktor, Administrator i Obserwator. Roli właściciela nie da się zmienić w ten sposób — zmienia się ona tylko przez przekazanie własności. Zmiana obowiązuje od razu i trafia do historii zmian.

Jak usunąć osobę z zespołu

1. W wierszu osoby kliknij ikonę trzech kropek w ostatniej kolumnie.
2. Wybierz Usuń z zespołu.

Panel prosi o potwierdzenie; po jego zatwierdzeniu osoba zostaje usunięta od razu. Traci dostęp do danych firmy, ale jej konto w eCoC Pro zostaje (może należeć do innych firm), a jej działania w historii zmian pozostają podpisane jej nazwiskiem.

• Administrator może usunąć każdego oprócz właściciela.
• Siebie nie usuniesz w ten sposób — użyj Opuść zespół.
• Jeśli zaprosisz usuniętą osobę ponownie, wróci do zespołu z rolą z nowego zaproszenia.

Jak opuścić zespół

Pod listą członków kliknij Opuść zespół i potwierdź. Tracisz dostęp do danych tej firmy; jeśli należysz do innych firm, nadal w nich pracujesz. Wrócić możesz tylko przez nowe zaproszenie.

Właściciel nie może opuścić zespołu — firma musi mieć właściciela. Najpierw przekaż własność innej osobie.

Jak przekazać własność firmy

Tylko właściciel może przekazać własność, i tylko osobie, która już jest w zespole.

1. Na stronie Zespół, w wierszu przyszłego właściciela, kliknij ikonę trzech kropek.
2. Wybierz Przekaż własność firmy.

Panel prosi o potwierdzenie, a potem zmiana następuje od razu. Wybrana osoba zostaje właścicielem i dostaje wiadomość „Jesteś właścicielem konta … w eCoC Pro”, a Ty otrzymujesz rolę Administrator. Cofnąć tę zmianę może tylko nowy właściciel, przekazując własność z powrotem.

Przekazanie własności jest potrzebne m.in. wtedy, gdy właściciel odchodzi z firmy albo chce usunąć swoje konto.